Solche Anfragen mache ich immer lieber telefonisch direkt.
Emails bzw. Antworten klingen mMn häufig sehr trocken und unfreundlich ohne dass dies gewollt ist.
Gerade in dem Beispiel bei dir sind halt Fakten, Fakten, Fakten. Und einige Punkte, die sie ansprechen müssen, erscheinen dann leider negativ, obwohl es schlimmer ist, wenn dies erst hinterher rauskommt. Wie z.B. das Zeitlimit etc.
Deshalb finde ich das oben noch recht okay. Da habe ich schon deutlich schlimmere Emails bekommen, die nicht nur unfreundlich erschieben sondern auch sehr direkt in die Richtung gewollt waren. :P